Hvordan kan min virksomhed forbedre sine kompetencer i klart skriftsprog?

Myndigheder, kommuner og andre offentlige instanser skal skrive på en måde, som borgerne kan forstå. Den danske sproglov siger, at dét sprog, der bruges af disse instanser, skal være klart og forståeligt. Det er dog en misforståelse, at klart sprog kun er noget, der har med myndigheder og offentlig administration at gøre. I denne guide gennemgår vi praktiske tips til, hvordan din organisation aktivt kan arbejde med klart skriftsprog. 

Den digitale teksts udfordringer

Det kræver større koncentration at læse digitale tekster end tekster på papir. Forskning viser faktisk også, at vi er bedre til at huske de tekster, vi læser på papir. Det skyldes blandt andet, at digitale tekster er fyldt med ”afbrydelser”, såsom irrelevante links, pludselige notifikationer eller distrahering af hjernens trang til at søge ny information. Faktisk foretrækker hele 77% at læse på papir frem for skærm, når de skal læse mere end tre sider. Når man skriver digitale tekster, er det derfor nødvendigt at være opmærksom på disse begrænsninger og følge en række principper for at sikre klarhed i teksten.

Skab klarhed for læseren

Teksten skal udelukkende have ét formål. Selvom det kan være fristende at berøre flere aspekter af et emne, er det unødvendigt for læseren og kan resultere i forvirring. Når du skal finde ét klart formål, kan det være nyttigt at afklare, hvad der skal fungere som tekstens primære sproghandling; skal teksten analysere, argumentere, beskrive, dokumentere eller noget helt femte?

• Et klart formål er et snævert formål
  For at et formål skal være klart, skal det også være snævert. Jo kortere og mere konkret du kan formulere formålet, jo nemmere er det at skrive klart til læseren.
• Teksten skal være klar i relation til situationen 
  Teksten skal ikke kun være klar i sig selv, men også klar i relation til situationen. Det er derfor nødvendigt at du fokuserer på genre, skribent, læser og medie. 
• Harmoni mellem formål og genre
  Genretilpasset formål handler om, at genre og formål skal harmonere med hinanden, og at du holder dig inden for genrens generelle regler og krav.
• Din rolle som skribent
  Du behøver ikke at være ekspert i boligmarkedet for at udtale dig om det. Det kan være tilstrækkeligt, at du selv bor i en ejerbolig, men det er vigtigt, at det er klart for læseren, hvem du er og hvorfor du er troværdig i tekstens sammenhæng.
• Hvem er læseren?
  I forhold til læsertilpasset formål er det vigtigt, at du skriver til dem, teksten skal være klar for. Det er nødvendigt, at du skelner mellem faktiske læsere og tiltænkte læsere. Afklar, om læseren har brug for de informationer, som teksten indeholder. Forsøger du at ramme alle læsere vil det resultere i en ufokuseret tekst. Det er derfor nødvendigt at du tilpasser formålet til den tiltænkte læser ud fra eksempelvis: alder, køn, arbejde, familieforhold osv.
• Vær opmærksom på mediets begrænsninger
  Under medie, som refererer til e-mails, websites, indlæg på sociale medier, e-bøger, blogs og online artikler, er det vigtigt at være opmærksom på mediets muligheder og begrænsninger. Det er væsentligt at overveje, om teksten læses omhyggeligt derhjemme eller skimmes på farten. Samtidig skal vi huske, at læsning på skærm ikke altid er en lineær proces. Du bør derfor undgå sætninger som ”Det kommer vi til” eller ”Som vi var inde på”. Du bør i stedet benytte links, så læseren kan springe frem og tilbage i teksten. Linket bør placeres afslutningsvis i et afsnit, da læseren ellers klikker på linket, inden vedkommende har færdiggjort teksten.

Afsnitskunst: Skab klarhed med perfekt adskilte pointer

Vælg den rigtige afsnitsadskillelse

Pointerne skal inddeles i afsnit, således at hvert afsnit indeholder én pointe. Der findes tre former for afsnitsadskillelse. Afsnit adskilt af linjeskift og indryk anvendes, når de adskilte pointer hører tæt sammen. Afsnit adskilt af linjemellemrum benyttes, når der er et større indholdsmæssigt skift mellem to pointer. Afsnit adskilt af linjemellemrum og afsnitsoverskrift bruges ved stort indholdsmæssigt skift mellem to pointer. Det er nødvendigt at anvende den korrekte adskillelse for at skabe naturlig fremdrift for læseren.

Kom til pointen

Den første sætning i et afsnit er en pointesætning. Sætningens funktion er at præsentere afsnittets pointe og fungerer som en slags indholdsfortegnelse. De sætninger, der står mellem den første og den sidste sætning i et afsnit, kaldes for støttesætninger. Støttesætningernes funktion er at uddybe pointen. Afsnittets konklusionssætning, som er den sidste sætning i afsnittet, har til formål at lukke afsnittet ved at slå afsnittets pointe fast. Med den opbygning kan du skabe en mere klar læseoplevelse.

Forbind dine pointer med forbindelsessætninger

Det er vigtigt at gøre det klart for læseren, hvad forbindelsen mellem pointerne er. Et redskab til at forbinde sætningens pointer er forbindelsessætninger. Disse sætninger fungerer som sproglig overgang på tværs af afsnittene, og deres funktion er at forklare læseren, hvordan afsnittet relaterer sig til den foregående eller kommende pointe. Forbindelsessætninger kan være: eksemplificering, generalisering, årsag, virkning, lighed, modsætning eller opremsning.

Sætningsstruktur: Nøglefelt, midterfelt, finalefelt og punktummer

Punktum, punktum, punktum…

Informationer adskilles med et punktum, og du skal sørge for, at der kun er én information pr. punktum. Det er vigtigt, at du gør brug af punktummer for at bryde tekstens informationer og gøre teksten mere læsevenlig.

Sætningens tre felter

Klart opbyggede sætninger består af tre forskellige felter: 

• Det første ord i sætningen er informationens nøglefelt. Her skal læseren have nøglen til at forstå resten af informationen. Sætningen består oftest af grundled og udsagnsled, der meningsmæssigt hører sammen, og derfor skal placeres tæt på hinanden. For at skabe yderligere klarhed skal du begrænse brugen af passive udsagnsord. 
• Midterfeltet er den længste del af sætningen og bruges til mindre vigtig information. 
• Sætningens sidste ord kaldes finalefeltet.

Skab forbindelse mellem sætningerne

Ud over at tekstens informationer skal være adskilt og opbygget korrekt, skal informationerne også forbindes. Hvis tekstens informationer fremstår som isolerede enheder, risikerer du, at læseren laver forkerte koblinger mellem informationerne. For at undgå det, kan du bruge forbindelsesord, der fokuserer på begrundelse, betoning, eksempel og så videre. 

Ordenes magt: Skab klarhed med præcise ord

Drikkevarer eller sødmælk?

Jo mere præcise ord, du vælger, desto mere informativ bliver teksten. ​​Præcise ord har snævre betydningsforhold og undgår unødvendig abstraktion. I stedet for at bruge et vagt ord som for eksempel “drikkevarer” bør du vælge et mere præcist ord som “sødmælk” for at give en klarere beskrivelse. Du bør også overveje, hvilken sværhedsgrad, der er passende for læseren. Er der for eksempel almindelige ord, fremmedord eller fagtermer, som kan forvirre?

Kort og klart rækker langt

Foruden det rette ordvalg skal du også vælge den rette mængde ord. Det handler om at få sagt så meget som muligt, med så få ord som muligt, og dermed fjerne overflødige ord.

Klart skriftsprog er afgørende 

For at opnå klart skriftsprog skal afsendere således have et enkelt og snævert formål for deres tekst, som skal være tilpasset til både genre, skribent og læser. 

Afsnittene skal være tydeligt adskilt og struktureret med pointesætninger, støttesætninger og konklusionssætninger. Sætningerne bør bruge præcise ordvalg og undgå overflødige ord, samtidig med, at de forbindes logisk. Dette sikrer effektiv og forståelig kommunikation, hvilket er afgørende i enhver professionel sammenhæng.